Tämä on Karjalaisen Nuorisoseuratyön Tukisäätiön rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 7.10.2023. Viimeisin muutos 7.10.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Karjalaisen Nuorisoseuratyön Tukisäätiö sr.
Y-tunnus: 1573249-0
2. Rekistereiden nimet
Tietopyyntörekisteri
Hakemusrekisteri
Apurahojen selvitysrekisteri
3. Rekistereistä vastaava yhteyshenkilö
Kristiina Piilola
piilolakr@hakemus
050 361 9386
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi. Tietojen käsittely rekistereissä perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekistereissä ei käsitellä arkaluonteisia tietoja.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tietopyyntöjen käsittely, apurahahakemusten, myönnettyjen apurahojen sekä apurahojen käyttöselvitysten käsittely ja myönnettyjen apurahojen julkistaminen säätiön hallituksen päättämässä laajuudessa.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, mainontaan tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
1) Tietopyyntörekisteri:
Tietopyynnön tekijän etu- ja sukunimi sekä sähköposti, yhteydenoton aihe ja tietopyynnön sisältö
2) Hakemusrekisteri:
– Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero sekä sähköposti
– Nuorisoseura, sen jäsenmäärä ja yleiskuvaus seuran toiminnasta
– Apurahan käyttökohde, kustannusarvio, rahoitussuunnitelma, apurahan anottu ja myönnetty määrä
– Tilinumero
– Henkilötunnus, jos säätiöllä on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa myönnetystä apurahasta jollekin rekisteriviranomaiselle
– Hakemuksen allekirjoittaja
3) Apurahojen selvitysrekisteri:
– Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero sekä sähköposti
– Apurahan saaja ja käyttökohde, apurahan myönnetty ja käytetty määrä sekä selvitys apurahan käytöstä
– Selvityksen allekirjoittaja
6. Tietojen säilytysaika
Sähköisen arkiston säilytysajat ovat seuraavat:
1) Myönnetyt apurahat
– Hakemusten ja selvitysten säilytysaika on enintään viisitoista vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin apurahan saaja on antanut selvityksensä.
– Myönnetyistä apurahoista säilytetään pysyvästi tiedot hakijasta, apurahan kohteesta ja myönnetystä apurahasta.
2) Evätyt apurahat
– Hakemusten säilytysaika on enintään kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin säätiö on tehnyt apurahapäätöksensä.
3) Tietopyynnöt
– Jos tietopyynnöt koskevat myönnettyjä tai evättyjä apurahoja, tietoja säilytetään enintään viisi vuotta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan ja hakemuksen tiedot saadaan hakijalta itseltään tai muulta taholta, jolta hakija on hakenut tai saanut apurahaa. Rekisteröitävän henkilötietojen luovuttaminen rekisterinpitäjälle on apurahahakemuksen vastaanottamisen ja käsittelyn edellytys.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan säätiön hallituksen, tilintarkastajan ja säätiön asiamiehen käyttöön. Lisäksi tiedot voidaan luovuttaa viranomaiselle, jolle säätiöllä on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietoja.
Tiedot apurahan saajista ja määristä voidaan julkaista säätiön verkkosivuilla säätiön hallituksen päätöksellä.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.